Une base de données est système qui permet de
stocker et de gérer des informations de même nature. Ce système
peut adopter des formes et des supports très variés, la constante
toutefois réside dans la capacité d'une base de données
à classer, trier et extraire les informations. Selon cette définition,
un agenda ou un carnet d'adresse sur papier constitue des bases de données.
L'outil informatique se prête merveilleusement à la gestion de
base de données. En effet, celle ci recours souvent à des opérations
simples effectuées sur une très grande quantité d'informations.
La capacité des ordinateurs à effectuer rapidement et sans erreurs
des tâches simples et répétitives est à la base du
formidable développement des bases de données informatiques.
La représentation la plus courante d'une base de données est un tableau contenant des rubriques en colonne et le renseignement de ces rubriques en ligne. En vocabulaire informatique, chaque rubrique ou en-tête de colonne est désigné sous le nom de champ, chaque ligne renseignant tout ou partie des rubriques porte le nom d'enregistrement.
Le regroupement d'informations de même nature au sein d'une même structure de gestion de données est en soi une justification suffisante à l'existence d'une base de données. En effet, le simple fait de mettre en place et d'utiliser une telle structure incite les utilisateurs à respecter la cohérence des données et génère un appel d'information.
Ainsi, si nous demandons à 5 collaborateurs de nous fournir
des informations sur leurs clients afin de constituer une base de données
commerciale, les données obtenues seront très difficiles à
traiter. En effet, chaque collaborateur nous fournira les informations en sa
possession avec une structure et un classement qui lui est propre. Nul doute
que les informations recueillies soient très hétérogènes
d'un collaborateur à l'autre.
Si en revanche, nous construisons une structure de gestion de données
que nous soumettons à chaque collaborateur. Nous obtiendrons un résultat
bien plus homogène que nous pourrons exploiter avec une plus grande facilité.